- Семейное право

Графики отпусков на 2023 год: как правильно составить

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Графики отпусков на 2023 год: как правильно составить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.


Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Формирование умного графика отпусков

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.

Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.

Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:

  • при первичном нарушении — на 1-5 тыс. рублей;
  • при повторном — на 10-20 тыс. рублей.

Обязателен ли график отпусков

Утверждать график отпусков должен каждый работодатель, это обязательный документ (ст. 123 ТК РФ). Исключения – микропредприятия и некрупные некоммерческие организации, которые отказались полностью или частично принимать локальные нормативные акты, в том числе график отпусков (Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/Ю-3366-ОБ/18-1193).

График отпусков определяет очередность предоставления отпусков в календарном году. Отметим, что игнорировать составление и утверждения графика отпусков не следует не только потому, что это обязательный документ и за его отсутствие работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Это еще и крайне практичный для работодателя документ. Он помогает избежать возможных споров с работниками относительно периода использования отпуска, ведь график отпусков обязателен и для работника, и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Для чего нужен и кому график отпусков?

К составлению графика отпусков необходимо подходить основательно, анализируя случаи, связанные с временным отсутствием того или иного работника. Этот документ в равной степени важен и для каждого члена трудового коллектива, и для администрации компании.

Трудовое законодательство не содержит нормы об обязательности составления графика для малых структур бизнеса. Например, для индивидуального предпринимателя, который работает один или нанимает еще одного работника, не имеет смысла оформлять этот документ.

Однако, наличие большего количества сотрудников требует планирования их отпусков. Это позволит прогнозировать пробелы в производственном процессе, связанных с отсутствием работников. Ведь многие желают отдохнуть летом, но это повлечет негативные последствия для бизнеса.

Задачей работодателя становится необходимость сочетать интересы коллектива и бизнеса. Отсутствие документа о планировании оплачиваемых дней отдыха работников не только повлечет отпускную неразбериху, но и станет причиной привлечения работодателя к административному наказанию в виде штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП:

  • от 1 до 5 тысяч рублей для должностного лица;
  • 30-50 тысяч рублей для организации.

Кто имеет право на отпуск в удобное время?

Трудовым кодексом определены категории граждан, которые могут выйти в очередной отпуск на особых основаниях, т.е. в период времени, когда им это удобно вне зависимости от составленного работодателем плана. Это:

  • один из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида (до достижения ребенком 18 лет) – ст. 262.1;
  • супруг женщины, находящейся в отпуске в связи с беременностью и родами – ст. 123;
  • работник в местностях Крайнего Севера, являющийся родителем (опекуном) несовершеннолетнего ребенка, для сопровождения его к месту поступления в учебное заведение высшего или среднего звена – ст. 322;
  • Герои России, Соц.Труда, Труда РФ, кавалеры ордена Славы, полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
  • почетные доноры;
  • лица, подвергшиеся радиации при ликвидации катастрофы в Чернобыле и ядерных испытаний в Семипалатинске;
  • сотрудники органов внутренних дел, не воспользовавшиеся правом на отпуск в рамках графика.
Читайте также:  «Цифровизация АПК требует внимания»

Для работников, выходящих в отпуск по «семейным» основаниям, определены ограничения. Это запрет на одновременное использование по разным основаниям двух и более периодов отдыха (Определение Верховного суда от 28.01.2014 № 1 п. 20).

Правила оформления графика отпусков

Законодатель жестко прописал сроки составления документа: утверждение производится не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. При пропуске этого срока также возможно применение санкций по ст. 5.27 ТК РФ, так как это нарушение трудового законодательства.

С учетом изложенного в предыдущем пункте, алгоритм составления графика следующий:

  • определение сотрудников, имеющих право на льготы и получение от них информации о желаемой дате ухода в отпуск;
  • получение мнение профсоюзного органа при его наличии;
  • составление работником кадровой службы графика, с учетом сроков ухода в отпуск, определяемых по ТК РФ и данных от представителей «льготных» категорий;
  • утверждение документа руководителем;
  • в случае переноса сроков в график вносятся изменения с разрешения лица, его утвердившего.

Заполнение графика труда не составляет, форма достаточно простая.

В каком случае вносятся изменения в график

Утвержденный на год график отпусков может быть изменен. Однако, эта мера должна носить исключительный характер, так как законодательство требует, чтобы этот норматив соблюдали обе стороны трудовых отношений.

Согласно нормам законодательства график, по которому работникам предоставляется, может изменяться как по инициативе сотрудников фирмы, так и ее руководства.

Перенос инициированный работодателем часто связан с необходимостью отправить в отпуск новых работников, которые поступили в компанию в текущем году. Нужно обязательно составить приказ о внесении изменений в график.

Законодательством предусмотрены случаи, когда необходимо перенести отпуск:

  • Если у работника наступает период нетрудоспособности.
  • В случае когда сотрудник участвует в выполнении гражданской обязанности, и нормы право предусматривают необходимость освобождения его от работы.

Также работодатель должен перенести отпуск работнику, если он изъявит такое желание при условии, что руководство в установленные сроки (две недели) не проинформировало данного гражданина о начале его отпуска по графику.

Разделение отпуска на части

В Трудовом кодексе сказано, что допускается разделение отпуска на части (внимание!) по соглашению между работником и работодателем. Соответственно, ни в каких Локально-Нормативных актах, ни в Трудовом договоре мы не можем написать, что «в компании принято разделение отпуска на 14 и 14 дней» или «предоставляется отпуск в количестве дней кратного 7». Это грубое нарушение. В нашем законодательстве не сказано, как должно выглядеть согласие работника и работодателя о разделении отпуска на части. Не нужно придумывать себе лишнюю работу и делать Дополнительные соглашения к Трудовому договору.

А как же тогда зафиксировать достигнутые соглашения?

Если компания небольшая, то можно попросить работника написать заявление с просьбой разделить отпуск на части (с указанием размеров частей и дат начала) и визой руководителя о согласии.

Если компания большая, то я поступаю так. Заранее раздаю руководителям подразделений шаблон графика отпусков, и предоставляю им возможность самостоятельно урегулировать вопросы с датами. Затем, каждый работник в этот шаблон собственноручно вписывает свою фамилию, имя, должность и указывает даты начала отпуска и количество дней (или период «с.. по..») и расписывается. Все это визирует руководитель структурного подразделения. Некоторые кадровики просят еще к этому написать заявление о разбиении отпуска на части.

Как вносить изменения в график отпусков

График отпусков – документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года.

Форма Т-7 предоставляет возможность коррекции в течение года:

  • в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск,
  • 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при отзыве сотрудника из отпуска либо его переносе (перенос отпуска по инициативе сотрудника возможен с разрешения руководителя и по завизированному письменному заявлению)
  • в графе 10 указываются дополнительные сведения – причины отзыва либо замена доли отпуска выплатой денежной компенсации с отметкой номера и даты соответствующего приказа и др.
Читайте также:  Грант на развитие сельского хозяйству начинающему фермеру в 2023 году

Как составляется график отпусков для вновь принятых работников

Поскольку утверждается график в конце года, а прием нового персонала осуществляется постоянно, перед предприятием встает вопрос: как вносить и вносить ли изменения в связи с этим обстоятельством? Законодательством этот аспект не освещен, а в компаниях обычно используют один из вариантов:

  • оформляют дополнение к графику по применяемой в компании форме и вносят сведения об отпусках принятого персонала. Составляют его так же, как и основной график: с подписью кадровика, согласованием профкома и утверждением руководства;
  • не корректируют действующий график, а новых сотрудников отправляют в отпуск, согласовывая заявления с руководством.

Как составить график отпусков на 2023 год

Законодательство не предусматривает определенного порядка действий работодателя при составлении графика отпусков. Примерный порядок действий может быть следующим:

  • сбор информации у сотрудников об их планах на отпуск;
  • обработка сведений ответственными лицами;
  • заполнение графика;
  • согласование заполненного графика с профсоюзом;
  • утверждение руководителем графика;
  • ознакомление сотрудников с утвержденным документом.
Порядок действий при составлении графика отпусков Лицо, ответственное за данный этап
Издание приказа о составлении графика отпусков Руководитель компании
Предоставление руководителям структурных подразделений информации о положенных работникам отпусках (основные и дополнительные отпуска) Сотрудник кадрового отдела
Сбор информации с работников о желаемых датах отпуска Руководители структурных подразделений
Заполнение ведомости планируемых отпусков и согласование отпуска сотрудниками с непосредственными руководителями Руководители структурных подразделений
Направление подготовленной ведомости в кадровый отдел Руководители структурных подразделений
Составление проекта графика отпусков Сотрудник кадрового отдела
Утверждение графика отпусков Руководитель компании
Ознакомление с графиком сотрудников компании Сотрудник кадрового отдела

Отпуск в удобное для работника время

При составлении графика отпусков работодатель вправе самостоятельно назначить их очередность исходя из производственных планов. Однако необходимо учитывать тот факт, что отдельным категориям работников ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются в удобное для них время. Эти категории приводятся в таблице (смотрите ниже).

В ст. 263 Трудового кодекса указаны категории сотрудников, которые могут взять дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в удобное для них время, если это прописано в коллективном договоре организации. К ним относятся работники:

  • имеющие двух или более детей в возрасте до 14 лет;
  • воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
  • одинокие матери, имеющие ребенка в возрасте до 14 лет;
  • отцы, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет без матери.

Образец ведомости планирования отпусков

 ООО "Подмосковные вечера"
Юридический отдел
Ведомость планирования отпусков на 2008 год
 N 
п/п
Фамилия, имя,
отчество
 Должность 
 Таб.
номер
Неиспользо-
ванные дни
прошлого
отпуска
 Льготы
 Пожелания работника 
 Подпись 
работника
 График отпусков 
Очеред-
ность
плани-
рований
 1-я часть 
 2-я часть 
 1-я часть 
 2-я часть 
начало
конец
начало
конец
начало
конец
начало
конец
 1 
Грибов Г.Ю. 
Начальник 
отдела
 1009
 14 
 09.01
22.01
 19.05
14.06
Грибов 
 09.01
22.01
 19.05
14.06
 1 
 2 
Дождевик Б.Ю.
Заместитель
начальника
 1043
 22 
 14.01
11.02
 02.06
29.06
Дождевик 
 24.01
20.02
 16.06
13.07
 2 
 3 
Веточкин В.А.
Старший 
специалист
 1078
 14.07
10.08
Веточкин 
 11.08
07.09
 2 
 4 
Корзинкин 
Р.М.
Старший 
специалист
 1123
Часть 4
ст. 123
ТК РФ
 11.07
07.08
Корзинкин
 11.07
07.08
 1 
 5 
Пташкина В.Д.
Специалист 
 1190
 11.08
07.09
Пташкина 
 11.08
07.09
 2 
 6 
Соловей К.З. 
Специалист 
 1056
 21.07
17.08
Соловей 
 14.07
10.08
 3 
 7 
Зеленова Н.А.
Специалист 
 1026
 28.04
11.05
 01.09
14.09
Зеленова 
 28.04
11.05
 01.09
14.09
 1 
 8 
Малютко Р.Т. 
Помощник 
специалиста
 1192
Часть 2
ст. 177
ТК РФ
 31.03
13.04
 15.12
28.12
Малютко 
 31.03
13.04
 15.12
28.12
 1 
 Начальник юридического отдела Грибов Г.Ю. Грибов
10.12.2007
Получено отделом кадров 10.12.2007
Инспектор ОК Василькова В.В. Василькова

Полученные сведения необходимо проанализировать. Всех работников подразделения нужно сгруппировать по профессиям (должностям) и сравнить запросы относительно даты начала отпуска работников одной профессии (должности). В первую очередь должны быть удовлетворены пожелания сотрудников, имеющих льготы. Во вторую очередь логично пойти навстречу работникам, претендующим на отпуск в неудобное для остальных время. И в последнюю очередь распределить отпуска между пожелавшими отдохнуть в разгар сезона. Кому из них отдать предпочтение, руководитель решает сообразно критериям, установленным внутренними локальными нормативными актами (коллективным договором) или негласно принятым в коллективе, например по старшинству.

Образец приказа о внесении изменений в форму «График отпусков»

-----------------------------------------------------------------¬
¦ ООО "Сосновый бор" ¦
¦ -------------------------- ¦
¦ (наименование организации) ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 254-орг ¦
¦ О внесении изменений в форму "График отпусков" ¦
¦ ¦
¦г. Тверь 10 декабря 2007 г.¦
¦ ¦
¦ Для ознакомления сотрудников ООО "Семирамида" с графиком¦
¦отпусков ¦
¦ ¦
¦ Приказываю: ¦
¦ 1. Ввести в унифицированную форму N Т-7 "График отпусков"¦
¦дополнительную графу "С графиком ознакомлен/дата/подпись". ¦
¦ 2. Менеджеру по работе с персоналом Боровик Ольге Денисовне¦
¦внести изменения в форму "График отпусков" и составить график¦
¦отпусков на 2008 г. с учетом изменений. ¦
¦ 3. Секретарю Лисичкиной Анжеле Петровне ознакомить всех¦
¦сотрудников с графиком отпусков на 2008 г. под роспись. ¦
¦ 4. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя¦
¦генерального директора по общим вопросам Земляникина Федора¦
¦Терентьевича. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор ¦
¦ ООО "Сосновый бор" Малиновский О.А. Малиновский¦
L-----------------------------------------------------------------

Пример 3. В ООО «Сосновый бор» работает 11 человек. Специалисту кадровой службы необходимо составлять каждый год график отпусков и заполнять его в течение этого периода. Как он должен оформить документ?

Читайте также:  Как взыскать алименты в гражданском браке: способы, порядок действий

Решение. Рассмотрим пример заполнения графика на 2007 г. Работники Ф.Т. Земляникин, Р.М. Шишкина, А.П. Клюквина и А.П. Лисичкина решили отгулять отпуск в два этапа. Поэтому их фамилии вписаны в график дважды, по мере ухода. При этом А.П. Лисичкина значится только один раз. Вторая половина отпуска у нее переносится на 2008 г., поэтому в графике на 2007-й она отмечена не будет. Е.В. Листьева попросила перенести отпуск из-за болезни, а К.С. Груздев — по семейным обстоятельствам. В графе 7 напротив их фамилий стоят даты фактического ухода, в графе 8 — основание переноса отпуска (приказ), в графе 9 — дата предполагаемого ухода, объявленного работниками в момент переноса даты отпуска.

Работники О.А. Малиновский, А.П. Клюквина и П.И. Сыроежкина не смогли уйти в отпуск вовремя в связи с производственной необходимостью. Поэтому напротив их фамилий заполняются не только графы 8 и 9, но и 10. Обратите внимание: П.И. Сыроежкина запланировала новую дату ухода в отпуск, которая не совпадает с датой фактического ухода. Это также необходимо отразить в графике.

На предприятии нет выборного профсоюзного органа, поэтому строка, где необходимо отразить его мнение, не заполняется. График отпусков утвержден руководителем за две недели до начала календарного года, но поскольку 19 декабря 2006 г. была суббота, подписан он был 18 декабря. Дополнительные графы, например для подписи сотрудников, в документ не добавляли, так как в ООО «Сосновый бор» график отпусков вывешивают на информационном стенде.

Составленный на основании данных примера график отпусков приведен на с. 118.

ЗАПОЛНЯЕМ форму № Т-7

Данные об отпусках работников заносите в график на основании опросных листов, которые одобрили директор фирмы, индивидуальный предприниматель или начальники отделов. Если начальники не согласны предоставлять отпуска в то время, когда хотят сотрудники, надо предложить работникам пересмотреть планы. И только некоторым сотрудникам вы должны предоставить отпуск в удобное для них время (см. таблицу ниже). Обратите внимание на отпуска работников, которые хотят отдыхать в праздничные и выходные дни. Продолжительность отпусков считайте в календарных днях, включая субботу и воскресенье. А вот праздники в число календарных дней отдыха не входят. Не все сотрудники об этом знают. Поэтому в графике отпусков укажите начальную и конечную даты отпуска.
Какие работники могут уйти в отпуск без согласия руководства

Работники В какое время берут отпуск
Несовершеннолетние работники В удобное для работника время (ст. 267 и 262.1 ТК РФ)
Один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида до 18 лет
Беременные сотрудницы или работницы, которые находятся в декретном отпуске Перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (ст. 260 ТК РФ)
Работники, усыновившие новорожденного ребенка С момента усыновления до истечения 70 календарных дней со дня рождения ребенка (ст. 257 ТК РФ)
Работники, у которых жены находятся в отпуске по беременности и родам В период отпуска по беременности и родам жены (ст. 123 ТК РФ)
Совместители Одновременно с отпуском на основной работе (ст. 286 ТК РФ)


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *